Wanneer je een congres organiseert, wil je dat álles tot in de puntjes geregeld is. Maar hoe regel je dat? Je kunt via internet heel gemakkelijk een congreslocatie regelen. De mensen die daar werken weten precies hoe het er aan toe gaat tijdens een congres en zullen je aan alle kanten ondersteunen om jouw congres tot een succes te maken. Een goede congreslocatie is belangrijk. Gelukkig is er veel keuze. Je kunt alle kanten op. En waar je je congres ook organiseert, met een goede congreslocatie is succes gegarandeerd!
Bepaal je eisen aan een congreslocatie
Niet ieder congres is hetzelfde en dus is ook niet iedere congreslocatie hetzelfde. Wil je in alle rust met elkaar kunnen debatteren? Kies een afgelegen locatie, bijvoorbeeld in een bos of op het platteland. Wil je zorgen dat je buitenlandse gastsprekers gemakkelijk bij de locatie kunnen komen? Kies een locatie in of bij Amsterdam, zodat de gasten vanaf Schiphol gemakkelijk kunnen komen. Ook het hotelprobleem lost zich dan gemakkelijk op. Wil je dat de lunch verzorgd wordt of alleen het diner? Wordt er alcohol geschonken of juist niet? Welke apparatuur heb je nodig? Door tijdig contact op te nemen met de locatie van jouw keuze kun je al deze punten goed bespreken.
Een congreslocatie voor grote en kleinere groepen
Je zou denken dat je een kleinere groep mensen net zo goed op kantoor kunt ontvangen. Toch is dat niet helemaal waar. Een goede congreslocatie zorgt ervoor dat je niet afgeleid raakt door randzaken. Geen rinkelende telefoons, geen binnenlopende klanten. Alleen maar daarover spreken waarvoor je gekomen bent. Een grote groep mensen is nog niet zo gemakkelijk onder te brengen. Toch zijn er meer dan voldoende locaties in Nederland waar je ook met een grote groep terecht kunt. En ook die locaties kunnen zeer sfeervol zijn.
Laat de congreslocatie de technische issues aanpakken
Wanneer je de technische dingen die geregeld moeten worden bij de congreslocatie neerlegt, kun jij je concentreren op andere dingen. Bij technische zaken denk ik vooral aan de beamer, de microfoons, het geluid via de boxen. Dat werk. Allemaal hartstikke belangrijk voor een geslaagd congres. Toch heb jij als organisator ook wel andere dingen aan je hoofd. Wat denk je van het laten drukken van informatiepakketten? Het maken van de juiste (powerpoint) presentatie? Het bevestigen van sprekers en het zorgen voor bloemen als bedankje. Samen met de congreslocatie maken jullie er vast een succes van!